Ochrona sygnalistów

§ 1

Na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów w Montrose Software (Polska) Sp. z o.o. (dalej: Spółka) ustala się procedurę zgłoszeń wewnętrznych określającą wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

§ 2

Niniejsza procedura została ustalona po konsultacjach przeprowadzonych z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz Spółki, wyłonionymi w trybie przyjętym w Spółce.

§ 3

Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w Spółce poprzez wysłanie pracownikom poprzez służbową pocztę email.

§ 4

1. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, w Spółce przekazuje się informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
2. Pracownicy oraz inne osoby wykonujące pracę na rzecz Spółki potwierdzają w formie wiadomości e-mail zapoznanie z niniejszą procedurą zgłoszeń wewnętrznych.

§ 5

Ustanawiając procedurę zgłoszeń wewnętrznych Spółka zapewnia bezstronność weryfikacji zgłoszeń przez podmiot wewnętrzny upoważniony do przyjmowania zgłoszeń oraz dokonywania działań następczych.

§ 6

Ilekroć w procedurze jest mowa o:

1. działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Spółkę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia;
2. działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
3. informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
4. informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
5. kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
6. organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych;
7. osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
8. osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
9. osobie powiązanej z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);
10. podmiocie prawnym – należy przez to rozumieć Spółkę;
11. postępowaniu prawnym – należy przez to rozumieć postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych;
12. ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
13. zgłoszeniu – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie;
14. zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Spółce informacji o naruszeniu prawa;
15. zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
16. ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024, poz. 928)
17. sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.

§ 7

1. W ramach niniejszej procedury zgłoszeń wewnętrznych rozpatrzeniu podlegają wyłącznie naruszenia prawa określone w ust. 2 i 3 niniejszego paragrafu.
2. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
   1. korupcji;
   2. zamówień publicznych;
   3. usług, produktów i rynków finansowych;
   4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
   5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
   6. bezpieczeństwa transportu;
   7. ochrony środowiska;
   8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
   9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
   10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
   11. zdrowia publicznego;
   12. ochrony konsumentów;
   13. ochrony prywatności i danych osobowych;
   14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
   15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
   16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
   17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

§ 8

1. Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.
2. Sygnalista podlega ochronie określonej w powszechnie obowiązujących przepisach w tym zakresie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
3. Sygnalista podlega odpowiedzialności karnej, określonej w powszechnie obowiązujących przepisach w tym zakresie, jeżeli dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło.

§ 9

1. Osobami upoważnionymi do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych są: Office Manager, a w przypadku jego nieobecności, pracownik upoważniony przez pracodawcę Pracownik upoważniony przez pracodawcę
2. Każda z osób upoważnionych do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych jest upoważniona do działania samodzielnie lub w porozumieniu z inną osobą upoważnioną.
3. W przypadku, gdy okoliczności związane ze zgłoszeniem wewnętrznym wskazują na ryzyko braku możliwości zapewnienia bezstronności przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, niezwłocznie odstępuje ona od czynności związanych z tym zgłoszeniem. Właściwych czynności dokonuje wówczas inna osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.
4. W przypadkach szczególnych, w szczególności w przypadku wystąpienia ryzyka braku możliwości zachowania bezstronności przez wszystkie osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, Spółka może czasowo upoważnić inną bezstronną osobę lub osoby do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.
5. Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych są zobowiązane do ochrony danych osobowych sygnalisty oraz innych osób, których dane osobowe są przetwarzane w związku z podjętymi działaniami następczymi oraz zachowania poufności na temat wszelkich działań związanych z przyjętymi zgłoszeniami wewnętrznymi.
6. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia, prowadzi dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występuje o dodatkowe informacje i przekazuje sygnaliście informację zwrotną.
7. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w zakresie wykonywania obowiązków wynikających z niniejszej procedury działa całkowicie niezależnie od osób zarządzających w imieniu Spółki zakładem pracy.
8. Spółka oraz jakakolwiek inna osoba nie ma prawa wpływać na wykonywanie obowiązków przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, wydawać mu instrukcji ani wpływać na sposób jego pracy.
9. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych jest zobowiązana wykonywać czynności wynikające z niniejszej procedury w sposób sumienny i z zachowaniem należytej staranności.
10. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych jest zobowiązana przekazać sygnaliście oraz osobie, której dotyczy zgłoszenie, klauzulę informacyjną RODO, zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami w tym zakresie. Przedmiotowe klauzule są również publikowane na stronie internetowej montrosesoftware.com.
11. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych wykonuje swoje obowiązki w ramach obowiązujących ją norm czasu pracy.
12. Z tytułu wykonywania obowiązków osoby upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie.
13. Upoważnienie do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych wygasa w momencie zakończenia stosunku pracy między osobą upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych a Spółką, lub innego stosunku prawnego, na podstawie którego osoba ta wykonywała czynności na rzecz Spółki.

§ 10

1. W Spółce wprowadza się następujący sposób przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę:

   • wysłanie zgłoszenia na utworzony w tym celu adres mailowy: sygnalisci.montrose@pm.me

   • na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, zgodnie ze wzorem wynikającym z załącznika Nr 2 do niniejszej procedury. W spotkaniu powinny uczestniczyć dwie osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

2. Zgłoszenia wewnętrzne dokonane za pośrednictwem kanałów innych, niż wskazane w ust. 1, a także zgłoszenia, które zawierają informacje w sposób oczywisty nieprawdziwe bądź nieweryfikowalne, nie będą rozpatrywane. Spółka nie odpowiada za zachowanie poufności tożsamości sygnalisty w przypadku dokonania zgłoszenia w innej formie, niż wskazane w ust. 1.

3. W celu rzetelnej weryfikacji zgłoszenia oraz skutecznego podjęcia działań następczych zgłoszenie powinno zawierać co najmniej:

   1. dane osobowe osoby dokonującej zgłoszenie oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie;
   2. adres do kontaktu sygnalisty, przez który należy rozumieć adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej;
   3. możliwie dokładny i szczegółowy opis przedmiotu naruszenia i źródła wiedzy osoby dokonującej zgłoszenie o naruszeniu;
   4. opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia;
   5. wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa.

§ 11

1. Wewnętrzna procedura przyjmowania zgłoszeń nie obejmuje możliwości dokonywania zgłoszeń anonimowych.
2. W przypadku wpłynięcia zgłoszenia anonimowego pozostawia się je bez rozpoznania.
3. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych może podjąć decyzję o rozpatrzeniu zgłoszenia anonimowego w przypadku, gdy z treści zgłoszenia wynikają istotne kwestie związane z naruszeniem prawa podlegające zgłoszeniu w ramach niniejszej procedury.

§ 12

1. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych jest zobowiązana do potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

§ 13

1. Sygnalista otrzymuje informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
2. W przypadku zgłoszeń osobistych Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych jest zobowiązana do przekazania sygnaliście informacji zwrotnej poprzez:
   • wysłanie listu poleconego na adres do kontaktu wskazany w protokole przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego sygnalisty o naruszeniu prawa, w którym w zaklejonej dodatkowej kopercie z napisem „sygnalista" będzie znajdowała się informacja zwrotna lub
   • osobiste przekazanie pisemnej informacji zwrotnej sygnaliście, co sygnalista potwierdza na kopii tego dokumentu.

§ 14

1. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych, zgodny ze wzorem określonym w Załączniku nr 1 do niniejszej procedury.
2. W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzi się następujące dane:
   1. numer zgłoszenia;
   2. przedmiot naruszenia prawa;
   3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
   4. adres do kontaktu sygnalisty;
   5. datę dokonania zgłoszenia;
   6. informację o podjętych działaniach następczych;
   7. datę zakończenia sprawy.
3. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 15

1. Osoba upoważniona przez Spółkę do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, po odebraniu zgłoszenia rozpoczyna sporządzanie protokołu rozpatrzenia zgłoszenia sygnalisty o naruszeniu prawa zgodnego ze wzorem stanowiącym Załącznik Nr 3 do niniejszej procedury.

2. Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia oraz podejmuje odpowiednie działania następcze. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym informacji, osoba upoważniona do podejmowania działań następczych kontaktuje się z osobą dokonującą zgłoszenie, o ile jest to możliwe.

3. W przypadku, gdy osoba upoważniona do podejmowania działań następczych, nie jest w stanie samodzielnie dokonać odpowiednich działań następczych o charakterze wyjaśniajacym uzgadnia z osoba reprezentującą Spółkę, niezbędny zakres tych działań.

4. Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych w porozumieniu z osobą reprezentującą Spółkę może podjąć decyzję o powołaniu Zespołu do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego.

5. W skład Zespołu mogą być powoływani specjaliści z zewnątrz.

6. W przypadku braku kompetentnych pracowników do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego, na wniosek osoby upoważnionej do podejmowania działań następczych osoba reprezentująca Spółkę, może powołać do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego wyłącznie specjalistę lub zespół specjalistów z zewnątrz.

7. Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych lub Zespół powołany do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego działa bezstronnie oraz w sposób całkowicie niezależny, przy zachowaniu należytej staranności i sumienności podejmowanych działań, a także przy zachowaniu pełnej poufności tożsamości sygnalisty.

8. Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych lub Zespół powołany do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego ma prawo dostępu do wszelkich danych niezbędnych do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego, na podstawie nadanego upoważnienia w tym zakresie.

9. Wszyscy pracownicy oraz inne osoby współpracujące ze Spółką są zobowiązane do współpracy z Zespołem lub osobą upoważnioną do podejmowania działań następczych w celu wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego.

10. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, osoba upoważniona do podejmowania działań następczych lub zespół powołany do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego może wezwać każdą osobę wykonującą pracę na rzecz Spółki celem złożenia wyjaśnień. Osoby wezwane są obowiązane do stawienia się i przedstawienia wszystkich informacji oraz dokumentów będących w ich posiadaniu, które umożliwić mogą ustalenie okoliczności naruszenia wskazanego w zgłoszeniu wewnętrznym.

11. Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych lub zespół powołany do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego może zabezpieczyć sprzęt służbowy i dane zgromadzone na dyskach tego sprzętu oraz dane dostępne w innych systemach komputerowych, do których dostęp ma Spółka, w tym kontach wirtualnych, usługach chmurowych i serwerach, jeżeli ma uzasadnione powody by przypuszczać, że mogą zawierać one dowód naruszenia lub inne istotne dla sprawy informacje.

12. Po wyjaśnieniu całokształtu okoliczności istotnych dla sprawy osoba upoważniona do podejmowania działań następczych lub zespół powołany do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia. W przypadku, gdy:

    1. naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Spółki – osoba upoważniona do podejmowania działań następczych lub zespół powołany do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego sporządza zalecenia co do podjęcia działań następczych o charakterze naprawczym lub zaradczym;
    2. naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Spółki – osoba upoważniona do podejmowania działań następczych lub zespół powołany do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego zawiadamia organy ścigania lub wszczyna inne postępowanie określone przepisami prawa;
    3. zgłoszenie naruszenia okazało się bezzasadne – osoba upoważniona do podejmowania działań następczych lub zespół powołany do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego oddala zgłoszenie i zamyka postępowanie określone niniejszą procedurą.

13. Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych lub Zespół powołany do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego są zobowiązani wyjaśnić sprawę oraz sporządzić protokół z przeprowadzonych prac, zgodny ze wzorem określonym w Załączniku Nr 3 do niniejszej procedury, zawierający wnioski, rekomendacje, podjęte działania następcze oraz zalecenia co do podjęcia działań następczych o charakterze naprawczym lub zaradczym i uzasadnienie tych działań.

14. Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych lub zespół powołany do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego przedstawia protokół Zarządowi Spółki.

15. Protokół należy sporządzić w takim czasie aby zapewnić terminowe udzielenie informacji zwrotnej sygnaliście.

16. Protokół i inne dokumenty sporządzone podczas procedury nie mogą być wykorzystywane w innym zakresie, niż niniejsza procedura.

17. Protokół nie zawiera jakichkolwiek informacji pozwalających ustalić tożsamość sygnalisty, chyba, że sygnalista wyraził na to wyraźną zgodę na piśmie.

18. Po sporządzeniu protokołu, podmiot wewnętrzny upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych udziela informacji zwrotnej sygnaliście.

19. Informacja zwrotna obejmuje w szczególności informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

§ 16

1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Do zakazanych działań odwetowych należą w szczególności:
   1. odmowa nawiązania stosunku pracy;
   2. wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
   3. niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;
   4. niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony;
   5. niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
   6. obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
   7. wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
   8. pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
   9. przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
   10. zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
   11. przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
   12. niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
   13. negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
   14. nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
   15. przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
   16. mobbing;
   17. dyskryminacja;
   18. niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
   19. wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
   20. nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne;
   21. działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
   22. spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
   23. wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
3. Do zakazanych działań odwetowych należy także wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.
4. Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty lub go zatrudniającą.

§ 17

1. Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.

§ 18

1. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie.
2. Zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może być dokonane:
   1. w postaci papierowej - na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie;
   2. w postaci elektronicznej - na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.

§ 19

1. Organ publiczny umieszcza na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji oraz w sposób zrozumiały dla sygnalisty w szczególności informacje o:

   1. danych kontaktowych umożliwiających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego, w szczególności adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej, adres do doręczeń elektronicznych, odrębny adres elektronicznej skrzynki podawczej, adres strony internetowej, na której znajduje się formularz elektroniczny lub numer telefonu wraz ze wskazaniem, czy rozmowy są nagrywane;
   2. warunkach objęcia sygnalisty ochroną;
   3. trybie postępowania mającym zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym o wymaganym sposobie wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji;
   4. terminie przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaju i zawartości takiej informacji;
   5. zasadach poufności mających zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych;
   6. zasadach przetwarzania danych osobowych,
   7. charakterze działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym;
   8. środkach ochrony prawnej i procedurach służących ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego;
   9. warunkach, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16;
   10. zachęcie do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych;
   11. danych kontaktowych Rzecznika Praw Obywatelskich.

2. Rzecznik Praw Obywatelskich umieszcza na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji oraz w sposób zrozumiały dla sygnalisty w szczególności informacje, o których mowa w ust. 1 pkt 1-3, 5 i 6 oraz 8-11.

§ 20

Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny, który przyjął zgłoszenie zewnętrzne, przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

§ 21

1. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny gwarantują, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:
   1. uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
   2. zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

§ 22

Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane również do odpowiednich organów i jednostki organizacyjnych Unii, takich jak Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), Europejska Agencja Bezpieczeństwa Morskiego (EMSA), Europejska Agencja Bezpieczeństwa Lotniczego (EASA), Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych (ESMA) i Europejska Agencja Leków (EMA), które dysponują zewnętrznymi kanałami i procedurami dokonywania zgłoszeń służącymi do przyjmowania zgłoszeń, zapewniającymi głównie poufność tożsamości osób dokonujących zgłoszenia.

§ 23

1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych jest publikowana w łatwo dostępnym miejscu na stronie internetowej montrosesoftware.com.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zgłoszeń wewnętrznych stosuje się odpowiednio przepisy powszechnie obowiązujące w zakresie ochrony sygnalistów.
3. Zmiany niniejszej procedury zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się w tym samym trybie jak jej utworzenie.

§ 24

Procedura wchodzi w życie w terminie 7 dni od podania do wiadomości osób wykonujących pracę.

---

Kraków, 12.12.2025r.

Marek Krzynówek

Prezes Zarządu Montrose Software (Polska) Sp. z o.o.

 

 

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE. L 2016, poz. 119, s. 1 z późn. zm.), - zwanego dalej „RODO” informujemy, że:

1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH.

Administratorem Pana/Pani danych osobowych będzie Montrose Software (Polska) spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Twardowskiego 65, 30-346 Kraków, zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000442963, NIP: 6762460915, REGON: 122734584. W sprawie pytań dotyczących sposobu i zakresu przetwarzania Pana/Pani danych osobowych czy też przysługujących Panu/Pani uprawnień w tym zakresie możliwy jest kontakt pod adresem mailowym biuro@montrosesoftware.com lub pisemnie na adres siedziby administratora.

2. CEL I PODSTAWY PRZETWARZANIA DANYCH.

Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane na podstawie i w następujących celach:

• wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze wynikających z ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928) w zakresie zapewniania odpowiedniej procedury dla dokonywania i obsługi zgłoszeń sygnalistów, w szczególności umożliwienia dokonania zgłoszenia przez sygnalistę, przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego odnośnie zgłoszenia i wdrożenia postępowania naprawczego (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• prawnie uzasadnionego interesu administratora w zakresie ustalenia, dochodzenia i obrony w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• dobrowolnej, wyraźnej zgody, tylko w przypadku, gdy wyrazi Pan/Pani zgodę na ujawnienie swoich danych osobowych zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

3. ODBIORCY DANYCH LUB KATEGORIE ODBIORCÓW DANYCH

Odbiorcami Państwa danych osobowych w przypadkach szczególnych mogą być wyłącznie podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa. Dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom zapewniającym, na podstawie umów zawartych przez Administratora, obsługę działalności administratora (np. dostawcy usług informatycznych, w tym poczty elektronicznej).

4. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

5. PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora, przysługuje Państwu prawo do:

• cofnięcia w dowolnym momencie zgody na przetwarzanie danych; takie cofnięcie nie wywiera jednak wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy na podstawie zgody przed jej cofnięciem tj. cofnięcie zgody nie działa wstecz; zgodę można cofnąć kontaktując się z nami pod adresami podanymi w pkt 1 powyżej,
• dostępu do danych osobowych - potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe dotyczące Państwa, a jeżeli ma to miejsce, do uzyskania dostępu do nich, w tym ich jednej bezpłatnej kopii;
• sprostowania danych osobowych - które są nieprawidłowe oraz, z uwzględnieniem celów przetwarzania, uzupełnienia niekompletnych danych;
• usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
• przenoszenia danych osobowych - otrzymania ich od nas w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przesłania ich przez nas bezpośrednio innemu administratorowi, jeżeli jest to technicznie możliwe;
• sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,
• nie podlegania decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, i wywołuje wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływa, zgodnie z treścią RODO. W przypadkach wskazanych w pkt c) i d) poinformujemy o zmianach każdego odbiorcę, któremu ujawniono Twoje dane osobowe, chyba że okaże się to niemożliwe lub będzie wymagać niewspółmiernie dużego wysiłku. Na Państwa żądanie poinformujemy Państwa o tych odbiorcach. W celu wykonania swoich praw należy skontaktować się z nami z użyciem danych kontaktowych wskazanych w pkt 1 tej klauzuli.

6. PRAWO DO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO.

W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu Państwa danych osobowych, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

7. INFORMACJA O ZAUTOMATYZOWANYM PODEJMOWANIU DECYZJI.

Państwa dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

8. INFORMACJA O DOBROWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH

Zgodnie z obowiązującą w Montrose Software (Polska) Sp. z o.o. procedurą zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów, podanie przez sygnalistę danych osobowych niezbędnych do jego identyfikacji jest dobrowolne, jednak konieczne do rozpatrzenia przez nas zgłoszenia. Podanie innych danych jest dobrowolne.

 

 

Zgodnie z art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L 119, s. 1 z późn. zm.), zwanego dalej „RODO” informujemy że:

1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH.

Administratorem Pana/Pani danych osobowych będzie Montrose Software (Polska) spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Twardowskiego 65, 30-346 Kraków, zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000442963, NIP: 6762460915, REGON: 122734584. W sprawie pytań dotyczących sposobu i zakresu przetwarzania Pana/Pani danych osobowych czy też przysługujących Panu/Pani uprawnień w tym zakresie możliwy jest kontakt pod adresem mailowym biuro@montrosesoftware.com lub pisemnie na adres siedziby administratora.

2. CEL ORAZ PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH.

Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane na podstawie i w następujących celach:

• wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze wynikających z ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928) w zakresie zapewniania odpowiedniej procedury dla dokonywania i obsługi zgłoszeń sygnalistów, w szczególności umożliwienia dokonania zgłoszenia przez sygnalistę, przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego odnośnie zgłoszenia i wdrożenia postępowania naprawczego, (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• prawnie uzasadnionego interesu administratora w zakresie ustalenia, dochodzenia i obrony w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH.

Odbiorcami Pana/Pani danych osobowych mogą być osoby lub organy upoważnione przez Administratora do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów oraz podejmowania działań następczych na podstawie tych zgłoszeń, a także inne osoby i podmioty upoważniane na podstawie przepisów prawa, w tym organy publiczne właściwe do podjęcia działań następczych w związku ze zgłoszonym naruszeniem. Dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom zapewniającym, na podstawie umów zawartych przez Administratora, obsługę działalności administratora (np. dostawcy usług informatycznych, w tym poczty elektronicznej).

4. PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWYCH.

Administrator nie planuje przekazywać Pana/Pani danych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (do krajów innych niż kraje Unii Europejskiej oraz Islandia, Norwegia i Liechtenstein) lub do organizacji międzynarodowych mających siedzibę w państwie trzecim.

5. CZAS, PRZEZ KTÓRY DANE OSOBOWE BĘDĄ PRZETWARZANE.

Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

6. PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora, przysługuje Państwu prawo do:

• dostępu do Pani/Pana danych osobowych - potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe dotyczące Państwa, a jeżeli ma to miejsce, do uzyskania dostępu do nich, w tym ich jednej bezpłatnej kopii;
• sprostowania Pani/Pana danych osobowych - które są nieprawidłowe oraz, z uwzględnieniem celów przetwarzania, uzupełnienia niekompletnych danych;
• usunięcia lub ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych,
• przenoszenia Pani/Pana danych osobowych - otrzymania ich od nas w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przesłania ich przez nas bezpośrednio innemu administratorowi, jeżeli jest to technicznie możliwe;
• sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych,
• nie podlegania decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, i wywołuje wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływa, zgodnie z treścią RODO. W przypadkach wskazanych w pkt c) i d) poinformujemy o zmianach każdego odbiorcę, któremu ujawniono Twoje dane osobowe, chyba że okaże się to niemożliwe lub będzie wymagać niewspółmiernie dużego wysiłku. Na Państwa żądanie poinformujemy Państwa o tych odbiorcach. W celu wykonania swoich praw należy skontaktować się z nami z użyciem danych kontaktowych wskazanych w pkt 1 tej klauzuli.

7. PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO.

W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu Państwa danych osobowych, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. INFORMACJA O ZAUTOMATYZOWANYM PODEJMOWANIU DECYZJI

Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą poddane profilowaniu. iezbędnych do jego identyfikacji jest dobrowolne, jednak konieczne do rozpatrzenia przez nas zgłoszenia. Podanie innych danych jest dobrowolne.